Todas las empresas se benefician de un excelente trabajo en equipo. La colaboración entre los miembros del equipo es clave, tanto si vende diseños florales como si está compilando la siguiente aplicación de smartphone. Pero una colaboración excelente requiere una comunicación excelente. Y la calidad de esa comunicación, según los estudios, es mucho más valiosa que la cantidad.
En este artículo, aprenderá cómo las herramientas ayudan a los equipos remotos a colaborar y a mejorar la productividad. Además, descubra cómo las herramientas de inteligencia artificial más recientes pueden ayudar a los equipos a acelerar la comunicación, simplificar las tareas, mejorar la creatividad y mucho más.
Colaborar es trabajar conjuntamente en un proyecto u objetivo compartido y es fundamental ahora más que nunca. Pero la creación de un lugar de trabajo en el que la colaboración prospere no siempre es tan fluida como se planea. A veces, los equipos no tienen una visión compartida o los miembros del equipo no entienden sus responsabilidades, lo que provoca confusión e ineficiencia.
Por eso es importante elegir las herramientas de colaboración adecuadas. Afortunadamente, la colaboración en el área de trabajo ha evolucionado desde los días de los interminables hilos de correo electrónico y los cambiantes ciclos de reuniones. Las herramientas actuales aprovechan una red siempre conectada con acceso en tiempo real a archivos y colaboración adecuados para los equipos distribuidos y el trabajo híbrido.
Las herramientas de colaboración, como las videoconferencias, el software de informática en la nube y ahora la inteligencia artificial, han surgido para mejorar la eficiencia, la productividad y la colaboración en equipo.
La importancia y la necesidad de las herramientas de colaboración se han puesto de relieve durante el pico de COVID-19, con muchos empleados obligados a trabajar de forma remota durante largos períodos de tiempo. De hecho, según una encuesta de Gartner Inc., casi el 80 % de los trabajadores usaron herramientas de colaboración para trabajar en 2021, frente a poco más de la mitad de los trabajadores de 2019.
Aunque hay muchos tipos de herramientas de colaboración online para ayudar a los equipos a comunicarse de forma eficaz y mantenerse coordinados, las herramientas adecuadas en el momento adecuado pueden hacer que los equipos trabajen de forma más eficaz.
La colaboración en el área de trabajo tiene un aspecto diferente para cada empresa y equipo. En función de su tamaño, estructura y ubicaciones, todas las organizaciones se enfrentan a desafíos únicos cuando se trata de trabajar conjuntamente. Tenga en cuenta las siguientes preguntas al implementar nuevas herramientas de colaboración:
¿Tiene un proceso de administración de cambios? La implementación de una nueva herramienta requiere planificación y preparación. Considere si tiene soporte organizativo para el cambio, una visión compartida del resultado, soporte técnico logístico y de empleados, y una manera de supervisar el impacto del cambio.
¿Hay una curva de aprendizaje rápida? Una de las consideraciones más importantes para cualquier servicio nuevo es la facilidad de uso. Solicite una demostración de las herramientas que le interesan y busque elementos como interfaces intuitivas y navegación sencilla.
¿Cómo se comunican mejor sus equipos? ¿Prefieren usar exclusivamente herramientas de mensajería de varios canales y chat o también se comunican con las herramientas de administración de proyectos y correo electrónico?
¿En qué tipos de proyectos colaboran sus equipos? Los distintos sectores necesitan distintas herramientas de colaboración. Por ejemplo, una empresa de marketing necesita herramientas diferentes a las de una empresa de fabricación. Asegúrese de que comprende la gama de proyectos específicos del sector en los que trabajarán sus equipos.
¿Cuántas personas necesitan colaborar? Los equipos más pequeños se comunican, comparten información y proporcionan actualizaciones del progreso de forma diferente a los equipos más grandes. Seleccione las herramientas de colaboración adecuadas en función del tamaño del equipo y la organización.
¿Desea usar varias herramientas o una plataforma todo en uno? Realice una auditoría de las herramientas actuales. Una vez que identifique toda la tecnología de colaboración que ya tiene implementada, decida si desea agregar nuevas herramientas o reemplazar las antiguas para maximizar las ventajas de la colaboración en toda la empresa.
¿Es importante la integración y la compatibilidad? Si encuentra una herramienta perfecta para hacer algo, considere si se integra perfectamente con las demás aplicaciones y software. Asegúrese también de que la herramienta sea compatible con todos los tipos de archivo que usa su equipo.
¿Es la seguridad una prioridad principal? Las herramientas de colaboración varían considerablemente en lo que respecta a las capacidades de seguridad. Tenga en cuenta aquellas con directivas que controlan la autorización de acceso a reuniones, el uso compartido de archivos, el chat y el acceso externo. Además, algunas herramientas ofrecen cifrados de un extremo a otro, mientras que otras ofrecen claves de cliente.
¿Cuánto quiere gastar? Al seleccionar el coste de la herramienta de colaboración, es un factor clave. Algunas son gratuitas, mientras que otras tienen planes de precios por mes, año o número de usuarios. Además, si es necesaria la personalización de la herramienta, esto puede suponer un coste adicional.
¿Tiene tiempo y presupuesto para el entrenamiento? Entrenar a su equipo en herramientas de colaboración es esencial. Recuerde que, para que las herramientas de colaboración funcionen, todos los miembros del equipo deben adoptarlas fácilmente. Una vez que decida una solución, dedique tiempo para entrenar a los equipos y empiece a realizar la transición lentamente al nuevo software o herramienta.
Otras características clave que se deben tener en cuenta al seleccionar herramientas de colaboración:
- Chat y mensajería multicanal
- Flexibilidad (colaboración asincrónica, dinámica y de pizarra)
- Escalabilidad
- Integración de IA
